Politique de confidentialité

Qui nous sommes et qui est responsable

ORAGROL Global (« ORAGROL », « nous », « notre » ou « nos ») est le nom commercial d'Oragrol Global Inc., un fournisseur canadien de services de sécurité gérés et d'automatisation d'affaires. Notre siège social se trouve à Thunder Bay, en Ontario, et nous maintenons une présence d'affaires à Toronto, en Ontario.

Cette politique explique comment ORAGROL traite les renseignements personnels recueillis par l'entremise de notre site Web et de nos communications d'affaires connexes, y compris les formulaires de contact et de demande de renseignements, le clavardage en direct, l'outil « My Scope » et l'évaluation Cyber Health Score.

Le responsable de la protection de la vie privée d'ORAGROL est chargé de nos pratiques en matière de protection de la vie privée et de répondre aux questions, aux demandes d'accès, aux corrections, aux retraits de consentement et aux plaintes. Jusqu'à ce qu'une boîte de messagerie dédiée à la protection de la vie privée soit active, vous pouvez contacter le responsable de la protection de la vie privée par l'entremise de notre page Contact en inscrivant « Demande relative à la vie privée » au début de votre message.

ORAGROL traite les renseignements personnels conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) et aux autres lois canadiennes sur la protection de la vie privée applicables à une activité ou un territoire donné.

Portée de cette politique

Cette politique s'applique aux renseignements personnels que nous recueillons :

• directement auprès de vous lorsque vous remplissez une évaluation, soumettez un formulaire, entamez un clavardage, définissez la portée d'un service, vous abonnez à une communication ou nous contactez autrement;
• automatiquement par l'entremise des technologies standards requises pour exploiter et sécuriser le site Web; et
• pendant une relation d'affaires éventuelle ou active avec ORAGROL.

Lorsque vous devenez client, une entente de services, une entente de confidentialité, une annexe de traitement des données ou d'autres modalités écrites peuvent imposer des exigences supplémentaires en matière de confidentialité, de sécurité et de conservation. Ces modalités s'ajoutent à cette politique; elles ne retirent pas les droits ou obligations imposés par la loi applicable.

Cette politique ne régit pas les pratiques indépendantes de protection de la vie privée des sites Web ou services tiers que vous visitez par l'entremise d'un lien externe.

Renseignements personnels que nous recueillons

Selon la façon dont vous interagissez avec ORAGROL, nous pouvons recueillir :

• Coordonnées : votre nom, votre adresse courriel professionnelle, le nom de votre entreprise, votre rôle ou titre de poste, et votre numéro de téléphone si vous choisissez de le fournir.
• Renseignements de demande et de cadrage : votre message, vos intérêts de service, la portée sélectionnée, vos besoins d'affaires et vos notes de projet soumis par l'entremise de nos formulaires, outils ou clavardage en direct.
• Renseignements du Cyber Health Score : vos réponses au questionnaire et des renseignements généraux sur votre organisation, comme le secteur d'activité, le nombre approximatif d'employés et les plateformes technologiques utilisées.
• Dossiers de communication : correspondance avec ORAGROL et dossiers de consentement, préférences, demandes ou plaintes.
• Renseignements techniques et d'utilisation : adresse IP, type de navigateur et d'appareil, page de référence, pages demandées, horodatages, événements de sécurité et renseignements standards des journaux de serveur générés lors de l'utilisation du site Web.

Le Cyber Health Score et les formulaires publics du site Web ne sont pas conçus pour recevoir des mots de passe, des codes d'authentification, des clés privées, des numéros de carte de paiement, des numéros d'identification gouvernementaux, des renseignements sur des patients ou des renseignements permettant l'accès à un système. Ne soumettez pas ce type de renseignements par l'entremise de ces outils.

Pourquoi nous recueillons et utilisons les renseignements personnels

Nous recueillons et utilisons les renseignements personnels pour :

• répondre aux questions, demandes de renseignements et demandes de services;
• générer et livrer les résultats du Cyber Health Score;
• préparer une proposition, un devis, une portée recommandée ou un document demandé;
• communiquer au sujet d'une relation d'affaires éventuelle ou active;
• consigner les interactions pertinentes dans notre système de gestion de la relation client;
• fournir les communications que vous avez demandées ou pour lesquelles vous avez consenti;
• exploiter, dépanner, protéger, surveiller et améliorer notre site Web et nos systèmes de communication;
• prévenir les utilisations abusives, la fraude, les menaces à la sécurité et les activités non autorisées;
• établir, exercer ou défendre des recours juridiques; et
• respecter les obligations légales, comptables, réglementaires et contractuelles.

Nous n'utiliserons pas les renseignements personnels à une fin substantiellement différente sans obtenir de consentement lorsque la loi l'exige.

Consentement et choix

Nous obtenons un consentement valable lorsque requis. Le consentement peut être exprès, comme cocher une case, ou implicite lorsque vous fournissez volontairement des renseignements à une fin évidente et limitée, comme soumettre une demande de renseignements afin que nous puissions y répondre.

Vous pouvez retirer votre consentement en tout temps, sous réserve des restrictions légales ou contractuelles et d'un préavis raisonnable. Le retrait du consentement peut nous empêcher de fournir une fonctionnalité ou un service demandé lorsque les renseignements sont nécessaires à cette fin. Les instructions pour contacter le responsable de la protection de la vie privée figurent à la section 15.

Les messages électroniques commerciaux sont envoyés conformément à la Loi canadienne anti-pourriel (LCAP). Lorsque requis, nous obtenons le consentement, identifions ORAGROL et fournissons un mécanisme de désabonnement. Les messages de service directement liés à une demande, une évaluation, une transaction ou une relation active ne sont pas traités comme des abonnements promotionnels.

Cyber Health Score et traitement automatisé

Le Cyber Health Score utilise les réponses que vous soumettez pour calculer un pointage et un niveau de risque, et pour générer des recommandations priorisées. Ce processus automatisé vise à fournir des conseils d'affaires généraux et un point de départ concret. Il ne prend aucune décision juridique, d'emploi, de crédit, d'assurance ou autre décision significative similaire à l'égard d'une personne.

Le personnel d'ORAGROL peut consulter les résultats de l'évaluation en répondant à une demande de renseignements ou en discutant de services possibles. N'utilisez pas l'évaluation comme substitut à une enquête professionnelle, un avis juridique, un avis réglementaire ou un mandat de réponse à un incident.

Fournisseurs de services et divulgations

Nous ne vendons, ne louons ni n'échangeons de renseignements personnels aux fins de marketing indépendant d'une autre organisation.

Nous faisons appel à des fournisseurs de services pour exécuter des fonctions définies en notre nom. Les fournisseurs actuellement prévus pour soutenir le site Web et les flux de travail connexes comprennent :

Nous limitons les renseignements divulgués à ce qui est raisonnablement nécessaire à la fin assignée. ORAGROL demeure responsable des renseignements personnels transférés à un fournisseur de services aux fins de traitement et utilise des mesures contractuelles ou autres mesures appropriées conçues pour exiger un niveau de protection comparable.

Nous pouvons également divulguer des renseignements personnels :

• lorsque vous nous en donnez la directive ou l'autorisation;
• à des conseillers professionnels tenus de protéger la confidentialité;
• dans le cadre d'un financement, d'une réorganisation, d'une fusion, d'une vente ou d'un transfert proposé de tout ou partie de l'entreprise, sous réserve de protections appropriées; ou
• lorsque la loi le permet ou l'exige, y compris une ordonnance judiciaire valide, une exigence réglementaire, une enquête ou la protection de droits juridiques et de la sécurité.

Traitement à l'extérieur du Canada

Certains fournisseurs de services ou leurs sous-traitants peuvent stocker ou traiter des renseignements personnels à l'extérieur du Canada, y compris aux États-Unis ou dans d'autres territoires déterminés par la configuration de leur service contracté. Les renseignements traités dans un autre territoire peuvent être accessibles aux tribunaux, aux organismes d'application de la loi ou aux organismes de réglementation en vertu des lois de ce territoire.

ORAGROL demeure responsable en vertu de la loi canadienne applicable en matière de protection de la vie privée des renseignements personnels transférés à un fournisseur aux fins de traitement. Nous évaluons la sensibilité des renseignements, limitons la divulgation et utilisons des mesures de protection contractuelles ou autres mesures appropriées. Vous pouvez contacter le responsable de la protection de la vie privée pour obtenir les renseignements disponibles sur les fournisseurs de services pertinents et les lieux de traitement.

Conservation et destruction

Nous conservons les renseignements personnels seulement aussi longtemps que raisonnablement nécessaire à la fin identifiée, à une relation d'affaires active ou raisonnablement anticipée, et aux exigences légales, comptables, réglementaires, contractuelles, de sécurité ou de résolution de différends applicables.

La conservation est déterminée à l'aide de critères comprenant :

• si une demande, une évaluation, une proposition ou une relation client demeure active;
• si les renseignements sont nécessaires pour fournir un résultat demandé ou un suivi;
• la sensibilité et le volume des renseignements;
• les délais de prescription légaux et les obligations de tenue de dossiers;
• les demandes, différends, plaintes, enquêtes ou questions de sécurité non résolus; et
• si la conservation continue crée un risque inutile pour la vie privée ou la sécurité.

Lorsque les renseignements ne sont plus requis, nous les supprimons, les effaçons ou les anonymisons de façon sécuritaire conformément à nos procédures de conservation et aux capacités techniques du système concerné. Les copies de sauvegarde peuvent demeurer pendant une période limitée jusqu'à ce qu'elles soient écrasées ou retirées de façon sécuritaire. Les dossiers relatifs aux atteintes aux mesures de sécurité sont conservés pendant au moins 24 mois, comme l'exige le règlement de la LPRPDE, et peuvent être conservés plus longtemps lorsqu'une autre obligation légale s'applique.

Accès, correction et autres demandes relatives à la vie privée

Sous réserve des exceptions légales applicables, vous pouvez :

• demander si ORAGROL détient des renseignements personnels à votre sujet;
• demander l'accès à ces renseignements et un compte rendu de leur utilisation ou divulgation;
• demander la correction de renseignements inexacts ou incomplets;
• retirer votre consentement à la collecte, à l'utilisation ou à la divulgation future lorsque le consentement est le fondement applicable; et
• demander la suppression de renseignements qu'ORAGROL n'est plus tenu ni autorisé à conserver.

Soumettez une demande écrite au responsable de la protection de la vie privée, comme décrit à la section 15. Nous pouvons demander des renseignements raisonnablement nécessaires pour vérifier votre identité et localiser les dossiers pertinents. Nous n'utiliserons ces renseignements de vérification qu'aux fins de la demande.

Nous répondrons à une demande d'accès dans les 30 jours civils, sauf si une prolongation est permise par la loi. Si une prolongation est nécessaire, nous vous en aviserons dans le délai initial de 30 jours et en expliquerons la raison. Si l'accès doit être refusé en tout ou en partie, nous expliquerons la raison applicable, sauf si la loi nous empêche de le faire.

Mesures de sécurité et atteintes à la vie privée

Nous utilisons des mesures de sécurité administratives, techniques et physiques adaptées à la sensibilité, à la quantité, au format, à l'emplacement et à l'utilisation des renseignements. Ces mesures peuvent comprendre des restrictions d'accès, des contrôles d'authentification, une transmission sécurisée, une surveillance des systèmes, une révision des fournisseurs, des procédures pour le personnel et une destruction sécuritaire.

Aucune méthode de transmission ou de stockage n'est entièrement sécuritaire, et nous ne pouvons garantir une sécurité absolue. Si une atteinte aux mesures de sécurité présente un risque réel de préjudice grave, ORAGROL signalera l'atteinte au Commissariat à la protection de la vie privée du Canada et avisera les personnes touchées, comme l'exige la loi. Nous aviserons également une autre organisation ou institution gouvernementale lorsque cela est requis pour réduire ou atténuer le risque de préjudice.

Témoins et technologies similaires du site Web

Le site Web peut utiliser des technologies strictement nécessaires pour livrer les pages, maintenir la sécurité, répartir le trafic, mémoriser un paramètre demandé ou soutenir une fonctionnalité que vous choisissez d'utiliser. Des journaux de serveur standards peuvent être générés même lorsqu'aucun témoin de navigateur n'est stocké.

ORAGROL n'utilise actuellement aucun témoin publicitaire tiers ni témoin analytique non essentiel. Si cette pratique change, nous mettrons à jour cette politique et mettrons en place un mécanisme de consentement approprié avant d'installer des témoins non essentiels lorsque requis.

Les paramètres du navigateur peuvent vous permettre de bloquer ou de supprimer les témoins. Le blocage d'une technologie strictement nécessaire peut empêcher certaines parties du site Web de fonctionner correctement.

Protection de la vie privée des enfants

Le site Web et les services d'ORAGROL sont destinés aux entreprises et aux professionnels d'affaires, et non aux enfants. Nous ne sollicitons pas sciemment de renseignements personnels auprès d'enfants. Si nous apprenons qu'un enfant a fourni des renseignements personnels sans le consentement approprié, nous prendrons des mesures raisonnables pour les supprimer.

Modifications à cette politique

Nous pouvons mettre à jour cette politique lorsque nos pratiques, services, fournisseurs ou obligations légales changent. La date de « Dernière mise à jour » indique la révision la plus récente. Lorsqu'un changement est important, nous fournirons un avis adapté à la nature et à l'incidence du changement, et obtiendrons le consentement lorsque requis.